Agente de aduanas: cotización flete y despacho aduanas

El proceso de importación y exportación implica una serie de trámites y regulaciones aduaneras que pueden resultar complicados y costosos para los negocios. Es por eso que muchos importadores y exportadores optan por contratar los servicios de un agente de aduanas para facilitar y agilizar el despacho de aduanas. Pero, ¿cuánto cuesta contratar a un agente de aduanas y cómo se realiza la cotización de flete y despacho de aduanas? En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre este tema.

¿Qué cobran los agentes de aduanas?

El costo de contratar a un agente de aduanas depende de la complejidad de tus necesidades de importación. Los agentes de aduanas suelen encargarse de diferentes partes del proceso de despacho de aduanas, y el costo varía según el producto. Si decides no utilizar los servicios de un agente de aduanas, es posible que te encuentres con cargos o multas que podrían haberse evitado.

La Agencia de Aduanas y Protección Fronteriza (CBP, por sus siglas en inglés) administra las tarifas de importación. Estas tarifas pueden ser una tarifa fija o un porcentaje del valor de la importación. Incluso si no hay un costo inicial, es posible que se aplique una multa si se encuentran errores posteriormente. Los agentes de aduanas cobran tarifas variables a cambio de su asistencia en los servicios de importación.

Aquí hay un desglose básico de los servicios más comunes que brindan los agentes de aduanas, que te servirá de punto de partida para calcular tu presupuesto de importación.

El verdadero costo de contratar a un agente de aduanas

Cuando estás buscando contratar a un agente de aduanas, debes considerar los costos de dos formas. En primer lugar, debes tener en cuenta la cantidad que los agentes cobran por sus servicios.

Puede que te encuentres comparando tarifas y reseñas, como lo harías con cualquier otro servicio. Tal vez incluso llegues a la conclusión de que la mejor opción es hacerlo por tu cuenta. Antes de tomar esa decisión, debes examinar cuál podría ser el costo de tus posibles errores.

En casi todos los casos, la multa por errores en la documentación o el proceso de importación superará con creces lo que pagarías por el servicio de un agente de aduanas. ¿Aún no estás convencido del valor? Examinemos esto con más detalle.

¿Cuánto cuesta contratar a un agente de aduanas?

El costo de contratar a un agente de aduanas dependerá de los servicios que realicen y con qué frecuencia los necesiten.

Los importadores frecuentes pueden tener un contrato continuo con los agentes y recibir una factura conjunta por una variedad de servicios diferentes. Estimar estos costos es difícil porque varía, no solo de un agente a otro, sino también según el producto.

Los productos que requieren tarifas adicionales incluyen:

• Productos perecederos
• Productos químicos
• Productos farmacéuticos

Estos productos tienen requisitos de entrada específicos que resultan en tarifas que deben pagarse a la CBP. Sin embargo, no son tarifas fijas, por lo que contratar a un agente de aduanas te ayudará a evitar pagar de más o de menos.

Los importadores y exportadores que realizan envíos solo unas pocas veces al año es más probable que paguen por servicios como tareas individuales. Los importadores primerizos también pueden programar una consulta privada con un agente de aduanas para revisar la documentación y los procedimientos necesarios. Las consultas privadas pueden variar entre $250 y $500, dependiendo de la empresa.

¿Por qué hay una amplia gama de precios para los mismos servicios? Aunque los agentes de aduanas están autorizados por Estados Unidos, las empresas de despacho de aduanas son negocios privados que pueden establecer sus propios precios.

Las diferencias de precios pueden deberse a:

• Ubicación de la empresa
• Especializaciones en productos
• Nivel de experiencia
• Tamaño de la empresa
• Capacidad de presentación electrónica de datos
• Ofertas promocionales

Elegir un servicio de despacho de aduanas que se ajuste a tus necesidades de importación te brindará más valor que contratar el servicio más barato. El comercio internacional tiene necesidades únicas que requieren experiencia profesional.

¿Qué servicios brindan los agentes de aduanas?

Como se mencionó, los agentes de aduanas cobran a los clientes en función de los servicios específicos que brindan. Para los miles de tipos diferentes de productos que pasan por las aduanas de Estados Unidos, existen cientos de documentos y certificaciones diferentes.

Debido a la especificidad de algunas necesidades, enumerarlas llevaría demasiado tiempo. La mayoría de los importadores solo lidiarán con una fracción de ellos que se relacionen con sus propios productos.

En su lugar, repasaremos los servicios más comunes que brindan los agentes de aduanas:

Presentación de la Declaración Anticipada de Importación (ISF)

Cualquier mercancía importada a Estados Unidos por barco debe ir acompañada de una Declaración Anticipada de Importación (ISF) antes de su llegada.

La presentación de la ISF puede ser realizada por el importador directamente o por un agente designado, es decir, un agente de aduanas. Debe completarse y presentarse al menos 24 horas antes de la llegada a un puerto. Incluso las mercancías que ingresan a una Zona de Comercio Exterior (FTZ) deben tener una presentación de ISF.

Existen diez puntos de datos que deben incluirse en la presentación de la ISF:

• Información del vendedor
• Información del comprador
• Número de importador de registro o número de solicitante de FTZ
• Consignatario
• Fabricante o proveedor
• Barco de transporte
• País de origen
• Código arancelario armonizado (HTS)
• Ubicación de carga del contenedor
• Consolidador

Algunos de estos datos son muy sencillos, como los compradores y vendedores, e incluso cosas como el país de origen no deberían ser demasiado difíciles. Sin embargo, la información sobre los códigos HTS debe ser exacta.

Si el CBP no recibe una presentación de ISF o recibe presentaciones con errores, las consecuencias pueden incluir:

• Multa de $5,000 por violación
• Retención del CBP que impide la liberación o transferencia de productos
• Denegación de un permiso de descarga
• Órdenes de no cargar a la llegada

Aunque solo una de estas es una multa específica, las demás podrían costarte tanto dinero como la multa. Los retrasos pueden provocar incumplimiento de plazos en las entregas prometidas, y algunas retenciones resultan en la incautación y destrucción de mercancías.

En comparación, el costo promedio del servicio de presentación de la ISF por parte de un agente de aduanas oscila entre $25 y $50. Pagar menos de cien dólares para ahorrarte miles parece valer la pena.

Garantías aduaneras

Si planeas importar productos por un valor superior a $2,500, necesitarás una garantía aduanera. Una garantía aduanera es la forma en que el CBP se asegura de que se paguen todas las tarifas necesarias y los impuestos de importación adeudados.

El monto de la garantía debe ser al menos el 10% de los derechos o impuestos que deban pagarse. Los agentes de aduanas se encargan de la compra de garantías a través de una compañía de seguros. Los importadores pagan una tarifa de servicio que depende tanto del agente como del monto requerido.

Algunos agentes simplemente cobran una tarifa fija por una garantía si es inferior a un cierto valor. La mayoría de los agentes comienzan con una tarifa base de aproximadamente $40 y la aumentan a partir de ahí. Las tarifas fijas suelen variar entre $200 y $400, pero los precios pueden cambiar según la situación económica.

Existen dos tipos de garantías aduaneras que los agentes pueden gestionar en nombre de sus clientes:

• Garantía aduanera de entrada única
• Garantía aduanera continua

Cuál de ellas necesitas depende de tus prácticas de importación. ¿Qué impide a un importador obtener una garantía directamente de la compañía de seguros? En la mayoría de los casos, es la propia compañía de seguros y su falta de disposición a arriesgar su negocio.

Estas compañías se ponen en juego por lo que podrían ser miles en impuestos de entrada aduanera. La mayoría de las compañías de seguros no trabajará con nadie que no sea un agente de aduanas con licencia. En su experiencia, la mayoría de los importadores simplemente no tienen la experiencia necesaria y es más probable que cometan errores que terminen afectando a la compañía de seguros.

Poder Notarial

Los agentes de aduanas simplifican la importación al consolidar muchas de las tareas requeridas. Para lograr esto, a menudo deben trabajar con varias agencias gubernamentales.

Además del CBP, las agencias que participan con frecuencia en el proceso de importación incluyen:

• Departamento de Agricultura de Estados Unidos
• Bureau of Industry and Security
• Administración de Alimentos y Medicamentos de Estados Unidos
• Agencia de Protección Ambiental

Para que un agente de aduanas pueda trabajar con estas organizaciones en nombre de un importador, se le debe otorgar un poder notarial. Esto no le dará al agente ningún control sobre el funcionamiento interno de tu negocio. Simplemente le permite firmar legalmente ciertos documentos.

Rara vez se cobran tarifas por la presentación del poder notarial porque se utiliza para completar otras tareas. Cada vez que utilices a un agente de aduanas para ayudar con el despacho de aduanas, debe haber un poder notarial firmado y archivado en el CBP.

Esto es en realidad un requisito del 19 CFR 1444 y se completa con el Formulario Aduanero 5291 u otra autorización de poder notarial válida.

Registro del importador de registro

Un importador de registro (IOR), ya sea una empresa o una persona, es la parte a la que el CBP responsabilizará por cumplir con todas las leyes de importación.

Este es un papel importante que puede tener graves consecuencias financieras y legales si se cometen errores. Por eso, el IOR elegido suele formar parte de las negociaciones entre las partes involucradas. En muchos casos, se utilizan Incoterms® para designar oficialmente al comprador o vendedor con el trabajo.

Existen 11 tipos diferentes de Incoterms® utilizados en el comercio internacional.

Dependiendo de los términos del contrato, la parte responsable debe completar un registro de importador de registro.

Los agentes de aduanas pueden ayudar con esto de dos formas.

Un agente de aduanas con licencia puede completar el proceso de registro para tu empresa o para una persona. Un agente de aduanas con licencia puede aceptar actuar como el importador de registro como una tercera parte afiliada a tu empresa.

La mayoría de las empresas de despacho de aduanas completarán tu registro de IOR sin problemas. En este caso, estás utilizando sus servicios para asegurarte de que toda la información correcta esté presente y que se presente a las autoridades correspondientes.

Menos empresas de despacho de aduanas están dispuestas a actuar como el IOR en lugar de tu empresa. Al asumir la responsabilidad de ser el IOR, también se colocan en una posición de riesgo en caso de que algo salga mal. Para muchas empresas, no vale la pena la responsabilidad financiera que les impone.

¿Es obligatorio para los importadores utilizar a un agente de aduanas?

Los servicios aduaneros de Estados Unidos no pueden exigir legalmente que utilices los servicios de un agente de aduanas.

Cualquier país miembro de la Organización Mundial de Aduanas (OMA) sigue reglas similares. Estados Unidos tiene una licencia específica para los agentes de aduanas, pero no tiene control sobre un ciudadano privado o una empresa que quiera encargarse de todo por sí mismo.

Debes tener en cuenta que, con licencia o no, no recibirás ningún margen de maniobra por errores: es posible que se realice una auditoría con cualquier envío de cualquier persona. Recaudan millones de dólares en multas todos los años, así como varios millones más en envíos incautados que no siguieron los procedimientos.

Actividades de aplicación del comercio del CBP

Al no utilizar los servicios de un agente de aduanas, es mucho más probable que termines en una tabla de estadísticas como la que se muestra aquí.

Sin embargo, sin importar cuánta investigación y cuidado se tenga, el mayor obstáculo es asegurar una garantía aduanera. Como se mencionó, la mayoría de las compañías de seguros que se ocupan de las garantías aduaneras solo trabajarán con agentes de aduanas con licencia.

Si deseas minimizar la cantidad de servicios que un agente de aduanas se encargue, debes saber que es posible obtener solo una garantía aduanera de un agente si así lo prefieres. Dependiendo del acuerdo, es posible que ni siquiera necesites completar un poder notarial para el proceso.

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