Contabilidad de fletes: gestión y asignación eficiente

El proceso de asignar flete a un producto es una parte fundamental de la logística y la gestión del transporte. Para poder administrar correctamente el envío, es esencial mantenerse al día con los costos cambiantes de los transportistas, los modos de transporte y otros aspectos del transporte. La contabilidad de envío puede monitorear y analizar los costos para resolver problemas y encontrar formas de ahorrar, creando así una mayor eficiencia y gasto optimizado.

¿Qué es la contabilidad de fletes?

La contabilidad de fletes monitorea los gastos relacionados con el movimiento de productos o mercancías desde el punto A al punto B. ¿Qué es el flete en contabilidad y qué incluye? El envío moderno es complejo, por lo que la contabilidad de fletes debe considerar factores como los destinos originales y finales, el modo de transporte de carga y los métodos para recibir los costos de envío de los clientes y registrar los costos de flete.

Componentes de la contabilidad de fletes

La contabilidad de envío incluye un enfoque en los siguientes componentes:

• Flete de entrada: es cuando el comprador cubre los costos de flete y estos se contabilizan como parte de una compra.
• Flete de salida: es cuando el vendedor cubre los costos de flete y los contabiliza como gastos comerciales.

¿Qué es el flete a bordo?

El flete a bordo, también conocido como FOB (Free on Board), se refiere a qué parte (comprador o vendedor) cubre los costos de envío y cuándo se transfiere oficialmente la propiedad de la compra del vendedor al comprador. Hay dos tipos:

• FOB origen: se refiere a los casos en los que los compradores cubren los costos de flete. Esto suele ocurrir cuando las empresas envían mercancías a minoristas o proveedores.
• FOB destino: se refiere a los casos en los que el vendedor mantiene la propiedad de los bienes y asume los riesgos de transporte hasta que los bienes lleguen al destino. En este punto, la propiedad se transfiere al comprador. Esto suele ocurrir cuando las empresas envían mercancías a un lugar de envío importante como un almacén o puerto.

Factores que afectan los costos de flete

La contabilidad de fletes incluye numerosos factores que afectan los costos, como el modo de transporte, el peso de la carga y los costos de combustible en constante cambio. Otros factores que juegan un papel importante incluyen la alta demanda de ciertos transportistas, las regulaciones y los riesgos asociados con los envíos. Por ejemplo, un envío puede tener que pasar por mal tiempo o una zona peligrosa, lo que aumenta los costos.

Importancia de la contabilidad de fletes

La contabilidad de fletes ofrece oportunidades para que su empresa ahorre dinero al identificar áreas en las que pueda modificar o negociar costos, cambiar modos o transportistas, y operar de manera más eficiente. También puede ayudar a garantizar que su empresa cumpla con las regulaciones relevantes en sus prácticas logísticas y contabilidad relacionada.

Desafíos de la contabilidad de fletes

La contabilidad de envío presenta numerosos desafíos que los transportistas deben gestionar y superar, como:

• Tiempo: los miembros del equipo dedican una cantidad significativa de tiempo y energía a ingresar manualmente los datos asociados con la contabilidad de fletes y luego auditar esos datos. Los equipos deben invertir tiempo adicional para convertir diferentes formatos en una sola fuente de datos.
• Errores: debido a la gran cantidad de documentos y la falta de interés en el trabajo de entrada de datos, es fácil cometer errores humanos. Muchas facturas contienen errores y la entrada de datos puede introducir errores adicionales. Estos errores pueden conducir a cargos inexactos y problemas en las relaciones entre transportistas y proveedores.
• Costos de transportista: los cargos y tarifas de los transportistas se vuelven complicados a medida que los transportistas trabajan con diferentes tipos de envío. A menudo es difícil vincular las tarifas y los accesorios correctos con el transportista, el modo de envío y el tipo de envío correctos.
• Falta de visibilidad: a menudo, los transportistas no tienen suficiente visibilidad en el transporte omnimodal, lo que reduce la capacidad de optimizar los contratos de flete de manera adecuada.
• Proliferación de SKU: un inconveniente de la proliferación de SKU es que puede complicar el proceso de contabilidad para un pedido de envío individual y colectivo.
• Costos basados en productos: puede ser difícil rastrear los costos basados en productos, lo que puede salirse de control si no se reconocen y registran correctamente.

¿Qué es la gestión de asignación en el flete?

Con la asignación, se asignan los productos a los pedidos de envío y se cumplen los pedidos desde almacenes, tiendas minoristas u otros sitios de cumplimiento. La asignación de fletes implica planificar el mejor uso del espacio utilizando todas las opciones de envío disponibles. La gestión de asignación de fletes puede incluir la consolidación de cargas, la revisión de rutas disponibles, la diversificación de la red de transportistas y el uso de métodos similares.

Cómo asignar los costos de flete al inventario

Para asignar los costos de flete, primero se calculan esos costos. Se toma el monto de flete prepagado y se agrega un costo de transporte directo para determinar los costos de flete aterrizados. Un sistema de gestión de transporte (TMS) facilita la asignación de los costos de flete al inventario.

A continuación, se deben conciliar las facturas pagadas con el inventario. La automatización facilita este proceso. Incluya gastos adicionales como carga y descarga de mano de obra, aduanas, tarifas de equipo y otros costos indirectos. La asignación de los costos de flete al inventario proporciona visibilidad que mejora la gestión de los costos de flete.

¿Qué herramientas están disponibles para mejorar la contabilidad de fletes?

Las herramientas mejoran el proceso de contabilidad de fletes, ayudando a automatizar, proporcionar mayor visibilidad, rastrear y monitorear los gastos, y administrar los costos de flete en general. Intelligent Audit ofrece herramientas logísticas para finanzas y contabilidad como:

• Análisis a nivel de SKU que muestran los verdaderos costos de envío.
• Monitoreo automatizado para aclarar los costos, eliminar sorpresas y proporcionar una mejor visión.
• Alertas en tiempo real que muestran discrepancias y sugerencias.
• Conjuntos de datos adaptados a su empresa para proporcionar datos más significativos.
• Análisis para rastrear KPI específicos y mejorar la gestión financiera.
• Herramientas de gestión empresarial que optimizan los pagos.
• Aprendizaje automático para utilizar datos históricos y en tiempo real para pronósticos.
• Herramientas de contabilidad logística que automatizan la auditoría, los pagos a los transportistas y más.

Las herramientas adecuadas pueden proporcionar beneficios significativos para la contabilidad de envío, como:

• Detectar errores en las facturas.
• Automatizar los pagos a los transportistas.
• Mejorar los resultados finales y los beneficios.
• Crear más precisión en la acumulación y codificación.
• Proporcionar desgloses de costos en tiempo real.

Mejores prácticas en la contabilidad de fletes

Existen ciertas prácticas que pueden agilizar y maximizar la contabilidad de envío de su empresa. Estas son algunas de las mejores prácticas en contabilidad de fletes que debe seguir:

• Integraciones del sistema: es importante monitorear los datos en todos los transportistas y plataformas, lo que permite un sistema centralizado para el análisis y la inteligencia empresarial relacionados con los gastos de flete.
• Seguimiento en tiempo real: la notificación en tiempo real le ayuda a realizar un mejor seguimiento de los gastos de flete, ya que algunos factores, como los contracargos, contrarrestan los gastos. El seguimiento de datos en tiempo real proporciona una mejor idea de los pagos reales.
• Una única fuente de verdad: la integración de los procesos de auditoría y pago a través de un recurso de pago seguro es útil. Una única fuente de verdad permite realizar un seguimiento de las actividades y prevenir problemas.
• Aprendizaje automático: esta tecnología puede encontrar discrepancias y permitirle abordarlas rápidamente antes de que los problemas generen grandes cantidades de costos de flete innecesarios.
• Externalización: a menudo, es difícil para los equipos de transportistas realizar un seguimiento y gestionar los gastos de flete de manera independiente. Es más fácil tener éxito en estos procesos utilizando un administrador de cuentas dedicado que pueda ayudar. Encontrar un socio confiable como Intelligent Audit ayuda a los transportistas a tener éxito de manera segura.

Mejore la contabilidad de fletes con las herramientas adecuadas

Las herramientas y socios adecuados pueden ayudar a su empresa a mejorar la visibilidad de los gastos de flete y los procesos logísticos. Intelligent Audit puede convertirse en un socio confiable que busque continuamente anomalías que afecten su negocio. Nuestras herramientas y servicios pueden ayudarlo a administrar los gastos de transporte de manera más proactiva en lugar de reactiva. Contáctenos para obtener más información.

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