Los viáticos de fletes cuentas T son un aspecto importante en la contabilidad de las empresas que se dedican a la realización de mudanzas y fletes. Estos viáticos se refieren a los gastos de alojamiento y manutención que los trabajadores deben cubrir cuando se encuentran fuera de su localidad de residencia o de trabajo habitual. En este artículo, exploraremos la legalización de estos viáticos y cómo se contabilizan correctamente en la empresa.
¿Qué son los gastos viáticos?
Los gastos viáticos, también conocidos como dietas, son una compensación económica que reciben los trabajadores por los gastos de alojamiento y manutención que deben cubrir durante sus desplazamientos fuera de su lugar de residencia o trabajo habitual. Estos gastos pueden incluir el pago de hoteles, comidas, transporte y otros gastos necesarios durante el desplazamiento.
Tener en cuenta que los gastos viáticos son un derecho laboral, aunque las condiciones económicas pueden variar según el convenio colectivo de la empresa. La Agencia Tributaria establece límites máximos para desgravar estas dietas, por lo que es necesario tener en cuenta estas regulaciones al calcular los viáticos.
Diferencias entre gastos viáticos y gastos de viaje
Es importante diferenciar entre los gastos viáticos y los gastos de viaje. Mientras que los gastos viáticos se refieren específicamente a los gastos de alojamiento y manutención, los gastos de viaje incluyen todos los gastos relacionados con el desplazamiento de los empleados por motivos laborales, como el transporte, el alojamiento, las comidas y otros gastos asociados.
Los gastos viáticos se centran en los gastos de alojamiento y manutención durante los desplazamientos, mientras que los gastos de viaje engloban todos los gastos relacionados con el viaje en sí.
Control y gestión de los gastos viáticos
Al igual que con cualquier tipo de gasto en una empresa, es fundamental tener un control adecuado de los gastos viáticos para evitar problemas futuros. Aquí hay algunos consejos para controlar y gestionar estos gastos:
- Calcular un presupuesto para los gastos viáticos y revisarlo periódicamente para realizar ajustes si es necesario.
- Establecer un protocolo interno para la solicitud de viáticos, de manera que los empleados sepan cómo solicitarlos, a quién dirigirse y con cuánto tiempo de antelación.
- Designar a una persona responsable de gestionar los viáticos y asegurarse de que se cumpla el protocolo establecido.
- Informar a los trabajadores sobre los gastos que se consideran viáticos y establecer los requisitos y las cuantías en la política de gastos de viaje de la empresa.
Implementar un software de gestión de gastos puede ser muy útil para simplificar el proceso y digitalizar los documentos relacionados, como tickets de gasto y facturas. Esto facilita la gestión de las notas de gasto, reduce el riesgo de pérdida de tickets y ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales de manera eficiente.
Contabilización de los gastos viáticos
Es importante contabilizar correctamente los gastos viáticos para evitar problemas en la contabilidad de la empresa. Según la Agencia Tributaria, los gastos de locomoción, manutención y alojamiento están exentos de gravamen, siempre y cuando cumplan con los requisitos y límites establecidos.
Para contabilizar los gastos viáticos, se utilizan las siguientes cuentas del Plan General de Contabilidad:
- Gastos de alojamiento y manutención: cuenta 627 ( publicidad, propaganda y rrpp )
- Gastos de locomoción: cuenta 629 ( otros servicios )
En el caso de incluir los viáticos en la nómina de los trabajadores, es importante identificarlos como percepciones no salariales y contabilizarlos en la cuenta 640.
La legalización de los viáticos de fletes cuentas T es un aspecto importante en la contabilidad de las empresas de mudanzas y fletes. Es necesario tener un control y una gestión adecuada de estos gastos, estableciendo un presupuesto, un protocolo de solicitud y contabilizando correctamente los gastos. Implementar un software de gestión de gastos puede facilitar este proceso y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de manera eficiente. En Sabbatic, podemos ayudarte con la gestión de los viáticos gracias a nuestro software de control de gastos. Solicita una demostración gratuita y cómo podemos ayudarte.
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