Planificación mudanza de oficina: tutorial completo

Mudar una oficina puede ser un proceso agitado, estresante y una tarea enorme si no se cuenta con las preparaciones y planes adecuados. Si esta es la primera vez que te mudas de oficina, es posible que no sepas por dónde empezar o qué buscar en un buen plan.

Estamos aquí para brindarte los fundamentos a seguir para que tu próxima mudanza de oficina sea un proceso sin problemas.

¿Qué es un Plan de Proyecto de Mudanza de Oficina?

Un plan de mudanza de oficina se refiere a un documento que identifica y describe todos los pasos necesarios para completar una mudanza de oficina. Este plan puede variar en detalle, pero generalmente abarca aspectos como identificar a las personas encargadas de la mudanza, el cronograma, el presupuesto, el inventario y cómo se comunicará la mudanza a todos los afectados.

¿Por qué es esencial un Plan de Mudanza de Oficina para tu Mudanza?

Al igual que con cualquier proyecto importante, una planificación y organización adecuadas son clave para una mudanza de oficina exitosa. Una vez tomada la decisión de mudarse, la primera tarea es crear un Plan de Proyecto de Mudanza de Oficina. Este es uno de los pasos más importantes en una mudanza de oficina.

Al crear un esquema de cada paso en el proceso de mudanza, garantizas que las tareas necesarias se completen en el plazo requerido. Al seguir un buen plan de proyecto, se minimiza el tiempo de inactividad y la pérdida de productividad, ya que la mudanza se completa con éxito dentro del tiempo y el presupuesto establecidos.

9 Pasos a seguir al desarrollar un Plan de Proyecto de Mudanza de Oficina

Reúne a tu equipo de planificación del proyecto y establece quién será el líder de tu mudanza

Determina quién será la persona principal a cargo de la mudanza, ya sea tú mismo o alguien más dentro de tu empresa. Esta persona servirá como coordinador de la mudanza en la oficina. Debe ser un gran organizador, tener la autoridad para representar a tu empresa y ser capaz de tomar decisiones rápidas cuando sea necesario.

Recomendamos que te mantengas con un equipo de planificación de proyectos pequeño. El coordinador de la mudanza en la oficina servirá como líder de este equipo y juntos crearán tu plan de mudanza de oficina.

Conoce o determina tus fechas clave

Conoce o determina tus fechas clave, como la terminación del contrato de arrendamiento actual, la fecha preferida de mudanza, la firma del nuevo contrato de arrendamiento, el inicio y finalización de la construcción de la nueva oficina, y la fecha final para completar la mudanza.

Establece un presupuesto estimado para la mudanza

Cuando estimes tu presupuesto de mudanza de oficina, considera los siguientes gastos potenciales:

• Costo de la empresa de mudanzas
• Costos de la nueva oficina
• Reparaciones en la oficina actual
• Horas adicionales para el personal
• Cualquier tarifa incurrida por la terminación anticipada del contrato de arrendamiento
• Cualquier servicio adicional para embalaje, instalación de sistemas de TI, transporte especial, etc.

Revisa el presupuesto periódicamente para asegurarte de que la mudanza se mantenga dentro del presupuesto establecido.

Establece los requisitos para tu espacio de oficina

Dependiendo del tipo de empresa para la que trabajas, la oficina que necesitas puede variar ampliamente. Durante el plan de mudanza, es extremadamente importante establecer cuáles son tus requisitos indispensables para que un espacio de oficina sea el lugar óptimo para la productividad y el éxito de tu negocio.

Pregúntate lo siguiente al considerar tus requisitos para una oficina:

• ¿El propietario del inmueble ofrece seguro?
• ¿El espacio acomoda cómodamente el tamaño de tu empresa?
• ¿El espacio permite un crecimiento escalable?
• ¿Cómo funciona la calefacción y el aire acondicionado en el edificio?
• ¿Qué comodidades ofrece (cocina, salas de estar, número de baños, etc.)?
• ¿El vecindario alrededor de la oficina cuenta con restaurantes, supermercados y otras áreas sociales?
• ¿Es fácil acceder a la oficina mediante diferentes formas de transporte?
• ¿Será fácil configurar computadoras, monitores e impresoras?

Detalles mínimos como el número de enchufes que ofrece el espacio pueden no venir a la mente al principio, pero pueden afectar la eficiencia de la oficina y cómo tus empleados se desempeñan en el espacio.

Evalúa los espacios y determina el tipo de contrato de arrendamiento que necesitarás

Ahora que has determinado tus requisitos indispensables para la oficina, selecciona la ubicación de la nueva oficina en función de tus necesidades y negocia un contrato de arrendamiento si no eres propietario del nuevo edificio. Decide de antemano el tipo y la duración del contrato de arrendamiento que necesitas.

Los tres tipos principales de contratos de arrendamiento de oficinas son:

• Contrato de arrendamiento bruto
• Contrato de arrendamiento bruto modificado
• Contratos de arrendamiento netos

Determina el tipo de empresa de mudanzas que utilizarás

Decide si utilizarás una empresa de mudanzas de servicio completo antes de crear tu plan de proyecto. Si trabajas con una empresa de mudanzas de servicio completo, los detalles de la mudanza física pueden ser manejados por un coordinador profesional de mudanzas. Tu empresa de mudanzas se encargará de la mudanza por ti, por lo que esos detalles no necesitan incluirse en tu plan de proyecto. Sin embargo, deberás incluir en tu plan el proceso de selección de las mejores empresas de mudanzas de oficinas de servicio completo.

Notifica a los siguientes grupos: tus empleados, proveedores de servicios y clientes

Cuándo informar a tus empleados

Informa a los empleados sobre la próxima mudanza, tan pronto como sea posible. Si estás haciendo una mudanza a larga distancia, habla sobre los paquetes de reubicación. Mantén a los empleados informados durante todo el proceso a través de correos electrónicos regulares, carteles publicados y anuncios durante las reuniones de la empresa. También puedes preparar un o una tutorial de reubicación para responder a las preguntas anticipadas.

Cuándo informar a los clientes y proveedores

Notifica a los clientes y proveedores sobre la próxima mudanza. Aprovecha esta oportunidad para comunicarte con tus clientes actuales, antiguos y potenciales varias veces durante todo el proceso de mudanza. Anuncia la próxima mudanza. Si te mudas debido al crecimiento de la empresa, comunícalo con orgullo a los clientes y proveedores. Luego, envía una actualización sobre cómo van los planes para la mudanza y, finalmente, anuncia la finalización de la mudanza.

Qué proveedores de servicios debes notificar

Debes notificar a los siguientes grupos sobre el cambio de ubicación de tu oficina:

• La oficina de correos, UPS, FedEx y cualquier otro servicio de entrega que utilices con regularidad
• Departamentos gubernamentales relevantes
• Proveedores de telefonía y datos
• Cualquier servicio de suscripción en curso, como periódicos, revistas, etc.

Planifica el espacio de tu nueva oficina, la disposición de los muebles y organiza tus archivos

Si planeas rediseñar el estilo de la oficina, reorganizar las disposiciones o renovar por completo tus muebles, una mudanza de oficina es el momento perfecto para hacerlo. Incluir estos elementos en tu plan de mudanza de oficina puede ayudar a agilizar el proceso.

Cuando planifiques el nuevo espacio de oficina, considera lo siguiente:

• ¿Cuál es el mejor diseño de planta para el espacio? Decidir cómo distribuir los muebles de oficina, establecer espacios de trabajo colaborativo y analizar los mejores lugares para colocar áreas de mucho tránsito, como las salas de copiado, de manera que no haya una aglomeración en un área. Una vez que hayas creado este plan, compártelo con tu equipo, la empresa de mudanzas y cualquier otra persona que te ayude a configurar la oficina, como proveedores de muebles o una empresa de TI.
• Haz inventario de tus muebles actuales y comodidades de la oficina: Una mudanza de oficina es un momento adecuado para reemplazar equipos y mobiliario obsoletos. Realiza un inventario y decide qué elementos se moverán o se reemplazarán. Además, decide cómo te desharás del mobiliario y equipo de oficina obsoleto.
• Organiza tus archivos: La mudanza de oficina también brinda una excelente oportunidad para eliminar archivos innecesarios y trasladar los registros en papel a formato digital. También podrías considerar el almacenamiento externo de registros para liberar espacio en la oficina.

Prepara todos los materiales de marketing para reflejar la nueva información

Actualiza todos los materiales de marketing, incluido el sitio web de la empresa y las citas en línea, folletos, papelería, tarjetas de presentación, etc.

No necesitas un software de última generación ni herramientas sofisticadas para desarrollar un plan de mudanza de oficina organizado y escalable. Te recomendamos que construyas el plan en un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel. Si varias personas trabajan en el plan juntas, una plataforma basada en la nube a la que todos puedan acceder, como Google Sheets, funcionaría bien. Si enumeras cada tarea que debe realizarse para completar la mudanza, quién será responsable de cada una y cuándo se debe completar la tarea, tu plan de mudanza de oficina puede estar en cualquier documento.

Toma la planificación de la mudanza de oficina paso a paso

Tómate todo el tiempo necesario para construir tu plan de proyecto de mudanza de oficina. Refina el plan a lo largo del proceso de mudanza según sea necesario y verifica periódicamente con las partes responsables de cada tarea para asegurarte de que se completen según lo programado. Construir y seguir un buen plan proporcionará la organización que tu mudanza de oficina necesita para ser una mudanza exitosa y que se realice a tiempo y dentro del presupuesto.

Cómo Chipman Relocation & Logistics puede ayudarte

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