Las regulaciones de fletes son un conjunto de normas y requisitos establecidos por el Departamento de Transporte (DOT) de los Estados Unidos, con el objetivo de garantizar la seguridad y eficiencia en el transporte de mercancías. Estas regulaciones son aplicables a todos los operadores de vehículos comerciales que realizan transporte interestatal en el país.
¿Qué es el DOT y cuál es su función?
El Departamento de Transporte (DOT) es la agencia gubernamental encargada de regular el transporte y la movilidad en los Estados Unidos. Su misión es asegurar que el país cuente con el sistema de transporte más seguro, eficiente y moderno del entorno, impulsando la productividad económica y mejorando la calidad de vida en las comunidades urbanas y rurales.
El DOT establece las normas y regulaciones, mientras que la Administración Federal de Seguridad de Autotransportistas (FMCSA) es la agencia federal encargada de hacer cumplir estas regulaciones. Para mantenerse en cumplimiento con el DOT, los operadores de flotas comerciales deben cumplir con las regulaciones, proporcionar pruebas continuas y participar en auditorías regulares realizadas por las agencias federales.
¿Quiénes deben cumplir con las regulaciones del DOT?
Las regulaciones del DOT son aplicables a cualquier operador de Vehículo Motorizado Comercial (CMV, por sus siglas en inglés) en los Estados Unidos. Se considera CMV a aquellos vehículos que cumplen con los siguientes criterios:
- Transporte de materiales peligrosos.
- Peso bruto del vehículo de 4,536 kg (10,001 libras) o más.
- Transporte de 16 o más pasajeros (incluido el conductor) sin compensación.
- Transporte de 9 o más pasajeros (incluido el conductor) con compensación.
Si cumples con alguno de estos criterios, estás obligado a cumplir con las regulaciones del DOT o enfrentar multas. Algunos estados también requieren que te registres para obtener un número USDOT.
Requisitos de cumplimiento del DOT
El cumplimiento de las regulaciones del DOT incluye una variedad de iniciativas de seguridad, como el cumplimiento de los requisitos de calificación de conductores, el seguimiento de las regulaciones sobre materiales peligrosos y el mantenimiento de inspecciones y mantenimiento de flotas.
Horas de servicio (HOS)
Las regulaciones de HOS ayudan a mantener a los conductores alerta, despiertos y responsables. Los requisitos incluyen tomar un descanso de 30 minutos cada ocho horas, evitar condiciones de conducción adversas y establecer límites de tiempo de conducción.
Las nuevas regulaciones bajo el mandato de dispositivos de registro electrónico (ELD, por sus siglas en inglés) requieren el uso de ELD para rastrear las horas de servicio. Un ELD debe estar conectado al motor para registrar el estado de movimiento, las millas recorridas y las horas del motor, entre otras especificaciones. Los ELD deben ser aprobados por la FMCSA.
Inspecciones y mantenimiento de vehículos
El DOT requiere que los conductores completen informes de inspección de vehículos antes y después de cada viaje. Las inspecciones incluyen una revisión detallada del interior y exterior del vehículo, buscando daños o malfunciones que puedan causar incidentes en la carretera.
Además de cumplir con las inspecciones de mantenimiento por motivos de cumplimiento del DOT, es importante hacerlo para prolongar la vida útil del vehículo y prevenir el desgaste. Tu estrategia de mantenimiento de flota debe incluir la reparación de frenos, luces, neumáticos, entre otros.
Calificaciones de conductores
Antes de contratar a un nuevo conductor, realiza una verificación de antecedentes previos al empleo para obtener registros de conducción. Esto te permitirá evaluar sus antecedentes de seguridad, historial de drogas y aptitud general para la conducción.
La FMCSA requiere que los empleadores realicen una verificación de antecedentes que incluye:
- Obtener registros de vehículos motorizados de los últimos tres años.
- Investigar el historial de seguridad, que incluye registros de accidentes.
- Verificar los registros de abuso de sustancias, incluidas violaciones de alcohol o drogas.
- Realizar una prueba de drogas previa al empleo.
Estos registros pueden ayudar a evaluar la aptitud del conductor, asegurando que los conductores de tu flota sigan los protocolos de seguridad.
Detección de drogas y alcohol
Además de la prueba de drogas inicial previa al empleo, el DOT requiere pruebas aleatorias durante el empleo. La detección de drogas y alcohol garantiza que los conductores estén alerta y responsivos en la carretera.
Realiza pruebas para detectar marihuana, cocaína, anfetaminas, opioides y PCP. Realiza las pruebas de forma aleatoria, cuando haya sospechas razonables y como seguimiento a incidentes si es necesario.
Regulaciones sobre materiales peligrosos
Las regulaciones sobre materiales peligrosos proporcionan precauciones de seguridad al transportar residuos y contaminantes. Los conductores deben recibir capacitación adecuada sobre cómo manejar materiales peligrosos y cumplir con las regulaciones del DOT. El incumplimiento al clasificar, describir y empacar correctamente los materiales puede resultar en sanciones graves.
Aseguramiento de carga
El aseguramiento de carga incluye regulaciones sobre amarres y estructuras frontales. Esto incluye el cierre de compuertas traseras, puertas y neumáticos de repuesto, así como el aseguramiento de cuñas para evitar movimientos durante el transporte.
El aseguramiento de la carga también incluye especificaciones sobre la obstrucción de la visibilidad frontal y lateral.
Mantenimiento de registros
Debes mantener y archivar correctamente los registros de los conductores para cumplir con el DOT. Aunque hay numerosos documentos que debes conservar para informes anuales o en caso de una auditoría, algunos de los registros incluyen:
- Prueba de seguro.
- Inspecciones y mantenimiento del vehículo.
- Calificaciones de los conductores.
- Pruebas de drogas.
- Horas de servicio.
- Incidentes.
- Capacitación de los conductores.
Con tanta documentación para llevar un seguimiento, la digitalización de los registros facilita la presentación de pruebas en tiempo real. Las soluciones de inspección digital pueden mejorar la velocidad y precisión de los informes de inspección y cumplimiento, maximizando la eficiencia y seguridad de toda tu flota.
Licencias y permisos
Las regulaciones de cumplimiento del DOT requieren que te registres para obtener las licencias y permisos correspondientes. Si bien estos requisitos varían según el estado, los requisitos comunes incluyen el registro de un número USDOT y un número MC.
Otros permisos y licencias incluyen licencias de conducir comerciales (CDL), números de autoridad del transportista motorizado, registros unificados del transportista y códigos de transportista estándar.
Consejos para evitar violaciones del DOT
Además de seguir las regulaciones de cumplimiento del DOT, existen medidas adicionales que puedes tomar para evitar violaciones y cumplir con los requisitos.
A continuación, se presentan algunos consejos a seguir para optimizar el cumplimiento del DOT:
Mantén la visibilidad del cumplimiento
Mantén un seguimiento de cumplimiento de tu flota al monitorear problemas relacionados con violaciones de horas de servicio y las inspecciones de informes de inspección de vehículos. Una solución de ELD ofrece visibilidad para rastrear y registrar los requisitos obligatorios. Las soluciones de inspección digital recopilan datos de informes de inspección de manera centralizada para que puedas visualizar el cumplimiento de la flota en paneles fáciles de usar.
Junto con una mayor visibilidad, la digitalización te permite recibir alertas en tiempo real sobre inspecciones fallidas y violaciones, lo que te mantiene un paso adelante del DOT.
Digitiza los informes anuales en papel
Responsabilizarte de los informes de inspección y los informes anuales es una tarea manual enorme para las flotas comerciales. Los flujos de trabajo de cumplimiento tradicionales se basan en papel, lo que hace que el almacenamiento, seguimiento y recuperación sean un proceso largo y difícil.
Una herramienta de inspección digital simplifica el papeleo y detecta problemas de cumplimiento antes de que se conviertan en un problema. Esto te permite estandarizar los protocolos de seguridad y compilar informes fácilmente.
Evita problemas de mantenimiento
Prolonga la vida útil de tus vehículos y evita averías costosas con diagnósticos remotos. Los diagnósticos remotos te permiten programar tareas de mantenimiento y recibir alertas mecánicas para anticiparte a las violaciones de cumplimiento y prevenir el desgaste.
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